Kilometraje exento en el IRPF: calcular los kilómetros y el importe

El kilometraje exento de IRPF es de 0,26 euros por kilómetro recorrido con vehículo propio por motivos de trabajo, según la Orden HFP/792/2023, más los peajes y el aparcamiento justificados; lo que la empresa pague por encima tributa. La herramienta calcula los kilómetros reales por carretera de cada desplazamiento y genera la hoja mensual.

¿Cuál es el kilometraje exento de IRPF en 2026?

El kilometraje exento de IRPF en 2026 es de 0,26 euros por kilómetro, el importe vigente desde el 17 de julio de 2023 por la Orden HFP/792/2023, que modificó el artículo 9 del Reglamento del IRPF. Se aplica cuando la empresa compensa al trabajador por usar su propio vehículo en desplazamientos de trabajo fuera del centro habitual.

A esa cantidad se suman, también exentos, los gastos de peaje y aparcamiento que se justifiquen con su factura o recibo. El trayecto de casa al centro de trabajo habitual no da derecho a la exención.

¿Cómo se calcula el kilometraje?

El kilometraje se calcula multiplicando los kilómetros recorridos por motivos de trabajo por 0,26 euros: un desplazamiento de ida y vuelta de 85 km, 170 km en total, da derecho a 44,20 euros exentos. Si la empresa paga 0,30 euros por kilómetro, la diferencia de 0,04 euros por kilómetro tributa como rendimiento del trabajo.

La herramienta mide cada trayecto por carretera, no en línea recta, y la hoja se descarga en Excel o PDF para entregarla a la empresa.

¿Cómo justificar los gastos de kilometraje?

Los gastos de kilometraje se justifican demostrando que el desplazamiento se hizo por motivo de trabajo y cuántos kilómetros tuvo: la empresa debe poder acreditar la fecha, el origen, el destino y el motivo de cada viaje. Hacienda puede pedir esas pruebas en una comprobación.

Las pruebas habituales son las siguientes:

• Hoja de desplazamientos: fecha, origen, destino, motivo y kilómetros de cada viaje.
• Documentos del motivo: agenda de visitas, partes de trabajo, pedidos o correos con el cliente.
• Facturas de peajes y aparcamiento, a nombre de la empresa o con el trayecto identificable.
• Cálculo de la distancia con una herramienta de rutas, que justifique los kilómetros declarados.

¿El kilometraje cotiza a la Seguridad Social?

No, el kilometraje no cotiza a la Seguridad Social dentro del mismo límite: los gastos de locomoción exentos de IRPF, 0,26 euros por kilómetro más peajes y aparcamiento, están también excluidos de la base de cotización según la Ley General de la Seguridad Social. Lo que se pague por encima de ese límite sí cotiza.

¿Cómo ha cambiado el importe exento?

El importe exento ha cambiado una sola vez en casi dos décadas: fue de 0,19 euros por kilómetro desde 2006 hasta el 16 de julio de 2023, y desde el 17 de julio de 2023 es de 0,26 euros. Cualquier actualización posterior se publicaría en el BOE mediante una orden del Ministerio de Hacienda.

¿Está obligada la empresa a pagar el kilometraje?

No por la norma fiscal: los 0,26 euros por kilómetro son el límite exento de impuestos, no una cantidad obligatoria. Que la empresa pague el kilometraje, y cuánto, depende del contrato, del convenio colectivo o de lo que se acuerde; muchos convenios fijan su propio importe, que puede ser mayor o menor que el exento.

¿Pueden los autónomos aplicar el kilometraje exento?

No del mismo modo: la exención de 0,26 euros por kilómetro es para trabajadores por cuenta ajena a los que la empresa compensa. Los autónomos deducen, en su caso, los gastos reales del vehículo afecto a la actividad según las reglas de su régimen de estimación, que son más estrictas para turismos.